Boekhouden in Excel

boekhouden in excelEen succesvolle onderneming heeft een solide administratiesysteem nodig. Hoe houdt je anders het overzicht? Maarja, als starter op het web zijn dure administratiepakketten als AccountView, Exact, Davilex, Mill 7 of het gratis OSFinance gewoon een overkill. Daarom heb ik een boekhoudingsysteem opgezet in Excel. Flexibel en makkelijk om mee te beginnen en uit te breiden. Aan het systeem heb ik de volgende eisen gesteld:

  1. Bijhouden van alle transacties (Journaal, met daaraan gekoppeld W&V Rekening en Balans)
  2. BTW boekhouding voor aangiften per kwartaal
  3. Voorraadbeheer
  4. Klanten- en crediteurenadministratie
  5. Facturen generen

Zo op het eerste gezicht een behoorlijk eisenpakket, waarvoor het gebruik een databasesysteem als Access. Access is echter veel lastiger op te zetten en niet zo makkelijk aan te passen als Excel. Het eindresultaat is hier te vinden:

Download voorbeeld (financiële) administratie en boekhouding in Excel. (Excel 2007 vereist)

Waarom boekhouden?

Al eerder heb ik aandacht besteed aan boekhoud basics. Als entrepreneur ben je wettelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden. Bovendien is het voor jezelf handig om te zien waar geld vandaan komt, en natuurlijk waar je het vervolgens weer aan uitgeeft. Zodoende houd je een goed overzicht op de financiële gezondheid van je onderneming. Daarom is het verstandig om alle transacties bij te houden in een Journaal.

Ben je nog onbekend met de basisprincipes van het boekhouden? Lees dan voordat je met dit systeem aan de slag gaat het e-boek Boekhouden voor Dummies.

Het Journaal

In het Journaal staan alle inkomsten en uitgaven. Het is het feitelijke hart van de administratie. Door hier direct een BTW code aan te koppelen heb je aan het einde van elk kwartaal ook gelijk een mooi BTW overzicht (zie werkblad SYS-BTWCodes).

Voor het invoeren van een transactie dien je altijd aan te geven waar het geld vandaan komt (Credit Rekening) en waar het naartoe gaat (Debit Rekening). Om de kans op fouten zo klein mogelijk te maken heeft iedere Rekening een eigen nummer. Het eerste geld op je bankrekening (Rekening 1020) is dus afkomstig van de rekening Beginkapitaal (2120). In het begin zal het even moeite kosten om deze nummers uit je hoofd te leren. Maar al snel weet je niet beter.

Alle transacties uit het Journaal worden automatisch verwerkt tot een Winst&Verlies rekening en Balans.

Balans en Winst- & Verliesrekening

De Balans is een moment opname van de financiële situatie van je onderneming. Er staat aan de linkerkant op welke bezittingen het bedrijf heeft, terwijl rechts staat aangegeven waarmee die bezitting gefinancierd zijn. De W&V Rekening daarentegen is een overzicht over een bepaalde periode (meestal 1 jaar). In dit overzicht kun je mooi zien wat je grootste inkomsten bronnen zijn, en waar het meeste geld weer aan uitgegeven wordt.

Klantenadministratie

Nu dat je weet hoe je transacties kunt bijhouden wordt het hoog tijd om de klantenadministratie te leren kennen. Een nieuwe klant meldt je aan in het werkblad “Klanten”. Vul hier alle NAW gegevens in. De adres gegevens worden automatisch overgenomen bij het creeëren van een pakbon/factuur.

Voorraadbeheer

Om daadwerkelijk zaken te doen heb je natuurlijk iets nodig om te verkopen. In dit voorbeeld ga ik uit van een boekenwebshop. Op het werkblad “Voorraad” kun je al je producten en diensten bijhouden. Door een openingssaldo op te geven wordt automatisch een voorraadsaldo bijgehouden op basis van de “Voorraadmutaties”. Zo weet je altijd hoeveel van welk product je in voorraad hebt. In dit werkblad wordt ook de totale waarde van de voorraad bijgehouden (afschrijving niet meegerekend).

Facturen generen

Het mooie aan dit systeem is dat je ook gelijk facturen kunt maken. Facturen zijn altijd gekoppeld aan klanten. Dus zorg er voor dat je eerst een klant aanmaakt en daarna pas een factuur. In het werkblad “Verzonden Facturen” maak je een factuur aan. Geef hier aan op welke dag de factuur is aangemaakt, verzin een logisch factuurnummer en koppel hieraan een klantnummer.

Dit overzicht gebruik ik ook direct om bij te houden of een bestelling betaald en verzonden is. De totaalprijs wordt automatisch berekent aan de hand van de gegevens uit het werkblad “Voorraadmutaties”. Om het systeem geschikt te maken voor de administratie van meerdere shops kun je ook nog een Reseller definiëren.

In het werkblad “Voorraadmutaties” koppel je vervolgens verkochte producten of diensten aan de factuur. Kies een factuurnummer, product en vul de verkoopprijs in. Vervolgens kun je ook het aantal stuks aangeven.

Alle ingevoerde gegevens (Klant NAW-gegevens, Factuurinformatie en Voorraadmutaties) komen vervolgens samen op het werkblad “BON”. Hier wordt de feitelijke pakbon of factuur gegenereerd. Kies onder het kopje “Referentie” het factuurnummer, en de overige gegevens worden automatisch aangevuld. Je kunt deze factuur opslaan als PDF door bijvoorbeeld gebruik te maken van een PDF printer.

Rapporten maken

Wil je nu precies weten welke transacties een bepaald saldo op de Balans veroorzaken? Dan is het niet zo handig om het hele Journaal te gaan doornemen. Daarvoor kun je gebruikmaken van zogenaamde SQL queries. Meer informatie hierover kun je vinden op de Microsoft Excel helppaginas.

Aanpassingen

Het grote voordeel van boekhouden in Excel is de flexibiliteit. Heb je tips, verbeteringen of suggesties? Laat dan een comment achter!

18 thoughts on “Boekhouden in Excel

  1. Diana

    Wat een geweldig boekhoudprogramma in Excel. Ik ben er super blij mee.
    Alleen nu wil ik mijn boekhouding van 2009 afsluiten en de cijfers van 2009 overnemen in 2010. Als ik alle getallen in de balans over neem in opening en de journaalposten leeg maak krijg ik een balans verschil.

    HELP ik hoor graag wat ik fout doe en wat de oplossing is.

  2. Chris

    Inderdaad een mooi programma.
    Ik heb alle gegevens omgezet naar mijn eigen bedrijf, maar ik loop toch tegen een probleem aan (waarschijnlijk mijn onkunde):
    als ik meerdere bestelde producten voor een klant in de voorraadmutaties zet, krijg ik alleen de laatste vermeld op de bon. hoe kan ik dit veranderen? ik heb meerdere malen getracht het sjabloon te gebruiken en te kopieren, maar miujn kunde schiet tekort om dit met succes te veranderen.
    Ik hoop dat u mij kunt helpen!
    Verder is het geweldig!
    Chris

  3. Kees

    Je Excel-document werkt fantastisch. Ik heb 2010 afgesloten en de bedragen in een nieuw document 2011 bij de opening ingevuld. Nu is de balans niet meer nul. Dit heeft met de winst te maken. Hoe start ik nu het nieuwe jaar?
    Kees

  4. Pieter Post author

    In de sheet ontbreekt eigenlijk een rekening “Eigen Vermogen” op de balans. Daar gebruikte ik altijd de post Reserves voor. Als je daar bij de opening de winst van vorig jaar invult, dan moet het weer kloppen.

    BTW, gefeliciteerd met de winst in 2010. Ik hoop dat 2011 een (overtreffend) succes mag worden!

  5. Stefan

    Ik heb drie vragen, omdat ik eigelijk niet veel weet van boekhouden en excel.

    1. Kan ik het kopje ‘Reserves’ in de balans aanpassen aan de naam ‘eigen vermogen’? Zonder dat daar allerlei codes fout gaan of zo.

    2. Hoe of waar kan ik aangeven als ik voor privé doeleinden geld van de zakelijke rekening pak?

    3. Als er sprake is van een VOF met deze Excelsheet, hoe en waar moet ik aangeven als ik geld overmaak naar mijn eigen rekening en die van de andere eigenaar?

    Stefan

  6. ondernemer2011

    Beste allemaal,

    Super fijne boekhoudsysteem!! Echt super bedankt!!

    Maar toch zijn sommige dingen mij nog niet helemaal duidelijk. Ik hoop enorm dat jullie me daar antwoord op kunnen geven.

    Ik heb het jaar 2010 afgesloten als volgt:

    Activa: Passiva:
    Bankrekening 50,81 BTW 71,71
    Voorraad 374,70 Eigen vermogen -676,99
    Verlies 179,77 Winst 0
    Totaal activa 605,28 Totaal passiva -605,28

    Balans 0

    Nu heb ik het jaar 2010 afgesloten en wil 2011 bijwerken. Daar wil ik dus het verlies van vorig jaar en het bedrag op de bankrekening invullen als ‘openingsbedragen’, zodat mijn balans wel blijft kloppen en het niet lijkt alsof ik helemaal opnieuw ben begonnen.
    Ik snap dat een balans altijd op nul moet staan. Maar als ik het verlies van 2010 invul bij mijn eigen vermogen van 2011 (zoals ik overal lees dat je dat moet doen), en het tegoed van mijn bankrekening van 2010 ook zet bij 2011, dan klopt de balans niet meer. Die wordt dus negatief. Ik heb ook wel voorraad die ik meeneem naar 2011, maar die verliest aan waarde en de kosten blijven oplopen (zoals bankkosten).

    Snapt iemand dit? Ik ben er echt al weken mee bezig en ik kom er niet uit…
    Alvast super bedankt voor jullie reacties!!

  7. ondernemer2011

    Sorry,

    De balans was mooi opgemaakt maar staat nu een beetje vreemd. Ik bedoel dus:

    Activa:
    Bankrekening 50,81
    Voorraad 374,70
    Verlies 179,77
    Totaal activa 605,28

    Passiva:
    BTW 71,71
    Eigen vermogen -676,99
    Totaal passiva -605,28

    Balans: 0

  8. Max

    Mooi systeem hoor! Ik denk dat met een kleine verbouwing, hij ook perfect kan werken voor B2B en urenfacturatie.
    Heb je toevallig al iets op de plank liggen / is het eenvoudig om dit zo aan te passen? Ik ga met mijn excelkennis wel wat proberen – ‘t zou alleen zonde zijn om het wiel opnieuw uit te vinden.

  9. Mariella

    Ik krijg mn balans ook niet op nul voor het nieuwe jaar, hoe vul je je verlies in? ik krijg de balans alleen op nul als ik het verlies optel ipv aftrek?

  10. erwin

    Mooi programma!! Ik werk veel met 6% btw moet ik nu, als ik een factuur heb met zowel 6% als 19% twee maal boeken bij de crediteuren of BTW op een bult gooien?

  11. Deezy

    Het is welliswaar al een wat oudere post maar ik wil je toch heel hartelijk bedanken dat dit zo maar gratis te downloaden is! Ik kan er om mijn eerste administratie op te zetten, ontzettend goed mee uit de voeten!
    Met vriendelijke groet,
    Deezy
    Deezy Art

  12. Kees

    Vraagje over balans 2011. De winst (resultaat + voorraad) van boekjaar 2010 staat als reserve (eigen vermogen) passiva op de balans. De voorraad van 2010 als opening. Aangezien ik geen voorraadadministratie heb (omdat dit haast onmogelijk is gezien het product) heb ik 31-12-2011 de voorraad geinventariseerd. Aantal x kostprijs = waarde voorraad. Deze voorraad heb ik bij activa balans ingevuld en bij de winst- en verliesrekening. De balans is niet 0, wel als ik de reserve (winst) van 2010 verlaag met de waarde van de voorraad van 2010.
    Wat doe ik verkeerd. Graag je advies.
    Kees

  13. Patrick

    Het excel-document werkt prima.
    Ik heb om een goede ledenadministratie te maken een aantal SYS-rekeningen toegevoegd. Deze kan ik helaas in het journaal niet gebruiken. Hoe kan ik dit aanpassen?

  14. Pieter Post author

    Probeer het bereik van de formules in de cellen met de rekeningen aan te passen. Dat zou moeten werken.

  15. Mark

    Hoe kan ik meerdere rekeningnummers toevoegen aan de lijst van SYS rekeningen? Hoe koppel ik die dan aan de balans, v/w, etc.

Leave a Reply