Boekhouden in Excel

Een succesvolle onderneming heeft een solide administratiesysteem nodig. Hoe houdt je anders het overzicht? Maarja, als starter op het web zijn dure administratiepakketten als AccountView, Exact, Davilex, Mill 7 of het gratis OSFinance gewoon een overkill. Daarom heb ik een boekhoudingsysteem opgezet in Excel. Flexibel en makkelijk om mee te beginnen en uit te breiden. Aan het systeem heb ik de volgende eisen gesteld:

1. Bijhouden van alle transacties (Journaal, met daaraan gekoppeld W&V Rekening en Balans)
2. BTW boekhouding voor aangiften per kwartaal
3. Voorraadbeheer
4. Klanten- en crediteurenadministratie
5. Facturen generen

Zo op het eerste gezicht een behoorlijk eisenpakket, waarvoor het gebruik een databasesysteem als Access. Access is echter veel lastiger op te zetten en niet zo makkelijk aan te passen als Excel. Het eindresultaat is hier te vinden:

Download voorbeeld (financiële) administratie en boekhouding in Excel. (Excel 2007 vereist)

Waarom boekhouden?

Al eerder heb ik aandacht besteed aan boekhoud basics. Als entrepreneur ben je wettelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden. Bovendien is het voor jezelf handig om te zien waar geld vandaan komt, en natuurlijk waar je het vervolgens weer aan uitgeeft. Zodoende houd je een goed overzicht op de financiële gezondheid van je onderneming. Daarom is het verstandig om alle transacties bij te houden in een Journaal.

Ben je nog onbekend met de basisprincipes van het boekhouden? Lees dan voordat je met dit systeem aan de slag gaat het e-boek Boekhouden voor Dummies.

Het Journaal

In het Journaal staan alle inkomsten en uitgaven. Het is het feitelijke hart van de administratie. Door hier direct een BTW code aan te koppelen heb je aan het einde van elk kwartaal ook gelijk een mooi BTW overzicht (zie werkblad SYS-BTWCodes).

Voor het invoeren van een transactie dien je altijd aan te geven waar het geld vandaan komt (Credit Rekening) en waar het naartoe gaat (Debit Rekening). Om de kans op fouten zo klein mogelijk te maken heeft iedere Rekening een eigen nummer. Het eerste geld op je bankrekening (Rekening 1020) is dus afkomstig van de rekening Beginkapitaal (2120). In het begin zal het even moeite kosten om deze nummers uit je hoofd te leren. Maar al snel weet je niet beter.

Alle transacties uit het Journaal worden automatisch verwerkt tot een Winst&Verlies rekening en Balans.

Balans en Winst- & Verliesrekening

De Balans is een moment opname van de financiële situatie van je onderneming. Er staat aan de linkerkant op welke bezittingen het bedrijf heeft, terwijl rechts staat aangegeven waarmee die bezitting gefinancierd zijn. De W&V Rekening daarentegen is een overzicht over een bepaalde periode (meestal 1 jaar). In dit overzicht kun je mooi zien wat je grootste inkomsten bronnen zijn, en waar het meeste geld weer aan uitgegeven wordt.

Klantenadministratie

Nu dat je weet hoe je transacties kunt bijhouden wordt het hoog tijd om de klantenadministratie te leren kennen. Een nieuwe klant meldt je aan in het werkblad “Klanten”. Vul hier alle NAW gegevens in. De adres gegevens worden automatisch overgenomen bij het creeëren van een pakbon/factuur.

Voorraadbeheer

Om daadwerkelijk zaken te doen heb je natuurlijk iets nodig om te verkopen. In dit voorbeeld ga ik uit van een boekenwebshop. Op het werkblad “Voorraad” kun je al je producten en diensten bijhouden. Door een openingssaldo op te geven wordt automatisch een voorraadsaldo bijgehouden op basis van de “Voorraadmutaties”. Zo weet je altijd hoeveel van welk product je in voorraad hebt. In dit werkblad wordt ook de totale waarde van de voorraad bijgehouden (afschrijving niet meegerekend).

Facturen generen

Het mooie aan dit systeem is dat je ook gelijk facturen kunt maken. Facturen zijn altijd gekoppeld aan klanten. Dus zorg er voor dat je eerst een klant aanmaakt en daarna pas een factuur. In het werkblad “Verzonden Facturen” maak je een factuur aan. Geef hier aan op welke dag de factuur is aangemaakt, verzin een logisch factuurnummer en koppel hieraan een klantnummer.

Dit overzicht gebruik ik ook direct om bij te houden of een bestelling betaald en verzonden is. De totaalprijs wordt automatisch berekent aan de hand van de gegevens uit het werkblad “Voorraadmutaties”. Om het systeem geschikt te maken voor de administratie van meerdere shops kun je ook nog een Reseller definiëren.

In het werkblad “Voorraadmutaties” koppel je vervolgens verkochte producten of diensten aan de factuur. Kies een factuurnummer, product en vul de verkoopprijs in. Vervolgens kun je ook het aantal stuks aangeven.

Alle ingevoerde gegevens (Klant NAW-gegevens, Factuurinformatie en Voorraadmutaties) komen vervolgens samen op het werkblad “BON”. Hier wordt de feitelijke pakbon of factuur gegenereerd. Kies onder het kopje “Referentie” het factuurnummer, en de overige gegevens worden automatisch aangevuld. Je kunt deze factuur opslaan als PDF door bijvoorbeeld gebruik te maken van een PDF printer.

Rapporten maken

Wil je nu precies weten welke transacties een bepaald saldo op de Balans veroorzaken? Dan is het niet zo handig om het hele Journaal te gaan doornemen. Daarvoor kun je gebruikmaken van zogenaamde SQL queries. Meer informatie hierover kun je vinden op de Microsoft Excel helppaginas.

Aanpassingen

Het grote voordeel van boekhouden in Excel is de flexibiliteit. Heb je tips, verbeteringen of suggesties? Laat dan een comment achter!